Seqijyu - automatyzacja raportowania
Automatyczne raportowanie compliance nie polega na zastąpieniu ludzkiej decyzji - polega na tym, żeby człowiek nie musiał ręcznie zbierać danych, formatować dokumentów i pilnować terminów. System przejmuje powtarzalną część pracy, a odpowiedzialna osoba zatwierdza gotowy wynik.
Proces w pięciu etapach
Szablon to pusty formularz, który ktoś musi wypełnić. System automatyczny pobiera dane ze źródeł, waliduje je według zdefiniowanych reguł i generuje dokument bez ręcznego przepisywania. Różnica widoczna jest szczególnie przy raportach cyklicznych - miesięcznych, kwartalnych i rocznych - gdzie czas przygotowania skraca się z kilku dni do minut.
Zanim cokolwiek zostanie skonfigurowane, mapujemy przepisy obowiązujące w danej branży i rodzaju działalności. Identyfikujemy, które dane są wymagane, w jakiej formie i w jakich terminach. To etap, który decyduje o tym, czy system będzie użyteczny - lub tylko skomplikowany.
System łączy się z bazami danych, systemami ERP lub arkuszami wskazanymi przez klienta. Definiujemy reguły pobierania, częstotliwość synchronizacji i progi walidacji. Dane nie są przepisywane ręcznie - przepływają automatycznie według ustalonego harmonogramu.
System przetwarza zebrane dane i buduje raport zgodny z obowiązującym formatem regulatora - PDF, XML lub innym wymaganym typem pliku. Dokument zawiera wszystkie wymagane sekcje, obliczenia i metadane. Nie wymaga ręcznego formatowania ani kopiowania liczb.
Wygenerowany raport trafia do odpowiedzialnej osoby z powiadomieniem. Może ona przejrzeć dokument, sprawdzić dane źródłowe i zatwierdzić lub odesłać do korekty. Decyzja o złożeniu raportu zawsze pozostaje po stronie człowieka - system nie działa autonomicznie bez nadzoru.
Zatwierdzone raporty są archiwizowane z pełną historią wersji i datami złożenia. System śledzi nadchodzące terminy regulacyjne i wysyła przypomnienia z wyprzedzeniem - zazwyczaj 14 i 3 dni przed datą graniczną. Zmiany przepisów są monitorowane i sygnalizowane jako wymagające aktualizacji konfiguracji.
Bez zobowiązań - pierwsza rozmowa służy zrozumieniu zakresu, nie podpisaniu umowy.
Doświadczenie klienta
„Przed wdrożeniem systemu Seqijyu przygotowanie kwartalnego raportu dla KNF zajmowało naszemu zespołowi trzy pełne dni robocze. Teraz ten sam raport generuje się w ciągu kilku minut, a my poświęcamy czas na weryfikację, nie na zbieranie danych z czterech różnych systemów. Największą zmianą jest to, że przestaliśmy się bać terminów - system przypomina z wyprzedzeniem i zawsze mamy czas na spokojne sprawdzenie dokumentu."
Agnieszka Walczyk
Dyrektor ds. zgodności regulacyjnej, instytucja finansowa
Tomasz Brejnak
Specjalista ds. raportowania regulacyjnego, spółka ubezpieczeniowa
3 dni → kilka minut
Typowy czas przygotowania raportu kwartalnego po wdrożeniu automatyzacji w porównaniu z procesem ręcznym
14 i 3 dni
Standardowe wyprzedzenie powiadomień o nadchodzących terminach regulacyjnych - konfigurowalne na życzenie
Od 2014 roku
Seqijyu wspiera organizacje w automatyzacji procesów compliance - obsługujemy klientów z całego kraju bez ograniczeń geograficznych
Zanim zdecydujesz
System sprawdza się tam, gdzie raportowanie jest cykliczne, dane mają ustrukturyzowane źródła i wymagania regulacyjne są stabilne lub zmieniają się w przewidywalny sposób. Jeśli organizacja składa jeden raport rocznie na podstawie danych zbieranych ad hoc - koszt wdrożenia prawdopodobnie nie zwróci się szybko. Warto to ocenić przed podjęciem decyzji, a nie po.
Podczas pierwszej rozmowy analizujemy aktualny proces raportowania i wskazujemy, które jego elementy realnie nadają się do automatyzacji. Jeśli zakres jest zbyt mały, mówimy o tym wprost.